Een groot deel van de prospects en klanten met wie we vanuit SCOPE in gesprek raken over het uitvoeren van clientonderzoeken en/of CDD-checks wil weten hoe ze dit kunnen integreren in hun bestaande processen, werkmethoden en/of systemen. Een heel logische vraag natuurlijk, en hiervoor heeft SCOPE de CDD-API ontwikkeld. Maar hoe werkt dat nou precies?
In dit artikel zetten we de verschillende integratiemogelijkheden op een rijtje. Belangrijk hierin is op hoofdlijnen onderscheid te maken tussen:
- Product(componenten) integreren in software. Bij deze vorm van integratie werken de gebruikers met het hoofdsoftware-systeem en worden op bepaalde plekken in deze software-integraties integraties ontwikkeld met producten die onderdeel zijn van de CDD-API, zoals de compliancecheck, de risicobeoordeling, het UBO-onderzoek en het monitoren van cliënten.
- Twee systemen integreren. Hierbij wordt een proces (zoals bijvoorbeeld het clientonboardingproces) doorlopen, waarbij een deel van het proces (het clientonderzoek en de risicobeoordeling) door gebruikers in het Compliance Management Portal wordt uitgevoerd. Na afronding van het deelproces (clientonderzoek & risicobeoordeling) gaat het hoofdproces weer verder. Bij deze vorm van integratie worden vooral cliëntdata en onderzoekresultaten via een interface uitgewisseld.
Product(componenten) integreren in software
De beste voorbeelden van dit soort integraties zijn cliëntintakes of boardingprocessen, waarbij de beoogde cliënt door een workflow/checklist wordt geleid, waarbij alle noodzakelijke vragen worden gesteld, cliëntdata worden geïnventariseerd en andere noodzakelijke controles worden uitgevoerd. Dit proces wordt op voorhand ontworpen en in dit ontwerp worden ook de benodigde SCOPE CDD-producten opgenomen. Denk hierbij aan:
- De compliance check. Op welk moment ga je de beoogde client screenen tegen alle onderliggende bronnen als PEP, Sanctie, adverse media en dergelijke en doe je dit voordat je een heel advies in elkaar gaat zetten of pas nadat je heel veel werk in de client hebt gestoken.
- Risicobeoordeling. Deze kan pas uitgevoerd worden als alle benodigde cliëntdata bekend zijn, maar moet wel uitgevoerd worden voordat de cliënt geaccepteerd is en definitief in de boeken staat.
- Monitoring. Het plaatsen van de cliënt op de monitorlijst voor permanente bewaking kost geld en is iets wat je pas doet als de cliënt definitief getekend heeft en klant is.
- UBO-onderzoek. Doe je zaken met bedrijven, dan is het UBO-onderzoek vaak een van de eerste dingen die worden uitgevoerd, om vervolgens het cliëntonderzoek van het bedrijf en de gevonden UBO-personen te doorlopen.
Voor dit soort integraties biedt de SCOPE CDD API alle benodigde producten en een zeer goede (technische) documentatie. De partner of klant die de integratie gaat ontwikkelen is zelf verantwoordelijk voor het vooraf ontwerpen van de integratie, het nadenken over en het realiseren van de benodigde user interface voor het uitvoeren en afhandelen van de geïntegreerde CDD-checks.
SCOPE beschikt wel over voorbeelden en kan helpen en meedenken wanneer er vragen zijn over het ontwerpen en ontwikkelen.
Het voordeel van deze manier van integreren is dat het proces en het systeem waarin dit gebeurt heel herkenbaar zijn en blijven voor de medewerkers die ermee moeten werken, en dat de producten precies op de plek in het proces of de software geïntegreerd kunnen worden waar ze nodig zijn. Dit alles komt de gebruiksvriendelijkheid ten goede.
Twee systemen integreren: het Compliance Management Portal
Voor het uitvoeren van cliëntonderzoeken en risicobeoordelingen beschikt SCOPE over het Compliance Management Portal. Dit product biedt geavanceerde functies en is geschikt voor gebruik door meerdere gebruikers.
Vaak zien we in de praktijk dat het boardingproces bij de klant plaatsvindt in een backoffice- of CRM-systeem, zoals MS CRM of Salesforce, of online via de website van de klant. Tijdens dit boardingproces wordt cliëntdata geïnventariseerd, wat ook nodig is voor het uitvoeren van het cliëntonderzoek en de risicobeoordeling.
De eerste stap waarbij integratie een rol speelt is het aanmaken van het cliëntdossier via de CDD-API in het Compliance Management Portal vanuit het systeem waar het boardingproces plaatsvindt. Vervolgens wordt alle cliëntdata via deze interface in het Compliance Management Portal geïmporteerd.
Het clientonderzoek en alle onderliggende controles worden uitgevoerd binnen het Compliance Management Portal en het resultaat wordt in de vorm van het risicobeoordelingsrapport, de conclusie en de datum van vaststelling via de interface (terug) geleverd aan het backoffice- of CRM-systeem, waarna het boardingproces weer verder kan (of niet indien het clientonderzoek een negatieve conclusie oplevert).
Een belangrijk voordeel van deze manier van integreren is dat je de juiste specialisten kunt inzetten op het gebied waar ze goed in zijn. De CDD-analist onderzoekt de cliënt vanuit complianceperspectief, heeft kennis van en maakt gebruik van het Compliance Management Portal en is ook opgeleid om risico’s op de juiste manier te duiden en te interpreteren.
Meer weten over integratie
Als u dit artikel hebt gelezen en vragen heeft, of eens wilt bespreken wat de mogelijkheden zijn voor integratie binnen uw bedrijf of omgeving, bel, mail of app gerust. We gaan graag het gesprek aan!
