Een groot deel van de prospects en klanten waar we vanuit SCOPE mee in gesprek raken over het uitvoeren van clientonderzoeken en/of CDD-checks willen weten hoe ze dit kunnen integreren in hun bestaande processen, werkmethoden en/of systemen. Een hele logische vraag natuurlijk en hiervoor heeft SCOPE de CDD API gemaakt, maar hoe werkt dat nou precies?
In dit artikel zetten we de verschillende mogelijkheden van integreren op een rijtje. Belangrijk hierin is op hoofdlijnen onderscheid te maken tussen:
- Product(componenten) integreren in software. Bij deze vorm van integreren werken de gebruikers met het hoofd softwaresysteem en wordt op bepaalde plekken in deze software integraties ontwikkeld met producten die onderdeel zijn van de CDD API, zoals de compliance check, de risicobeoordeling, het UBO-onderzoek, het monitoren van cliënten.
- Twee systemen integreren. Hierbij wordt een proces (zoals bijvoorbeeld het client onboarding proces) doorlopen, waarbij een deel van het proces (het clientonderzoek & risicoboordeling) door gebruikers in het Compliance Management Portal wordt uitgevoerd. Na afronding van het deelproces (clientonderzoek & risicobeoordeling) gaat het hoofdproces weer verder. Bij deze vorm van integratie wordt vooral de clientdata en resultaten van het onderzoek via een interface uitgewisseld.
Product(componenten) integreren in software
De beste voorbeelden van dit soort integraties zijn cliënt intake of boarding processen, waarbij de beoogde cliënt door een workflow/ checklist wordt geleid waarbij alle noodzakelijke vragen gesteld worden, clientdata wordt geïnventariseerd en andere noodzakelijke controles worden uitgevoerd. Dit proces wordt op voorhand ontworpen en bij dit ontwerp worden ook de benodigde SCOPE CDD producten in het proces geplaatst. Denk hierbij aan:
- De compliance check. Op welk moment ga je de beoogde client screenen tegen alle onderliggende bronnen als PEP, Sanctie, adverse media en dergelijke en doe je dit voordat je een heel advies in elkaar gaat zetten of pas nadat je heel veel werk in de client hebt gestoken.
- Risicobeoordeling. Deze kan pas uitgevoerd worden als alle ervoor benodigde clientdata bekend is, maar moet wel uitgevoerd worden voordat de client geaccepteerd is en definitief in de boeken staat.
- Monitoring. Het plaatsen van de client op de monitorlijst voor permanente bewaking kost geld en is iets wat je pas doet als de client definitief getekend heeft en klant wordt.
- UBO-onderzoek. Doe je zaken met bedrijven, dan is het UBO-onderzoek vaak een van de eerste dingen die wordt uitgevoerd, om vervolgens het client onderzoek van het bedrijf en de gevonden UBO personen te doorlopen.
Voor dit soort integraties biedt de SCOPE CDD API alle noodzakelijke producten en hele goede (technische) documentatie. De partner of klant die de integratie gaat ontwikkelen is zelf verantwoordelijk voor het vooraf ontwerpen van de integratie en het nadenken over en realiseren van de benodigde user interface voor het uitvoeren en afhandelen van de geïntegreerde CDD-checks.
SCOPE beschikt wel over voorbeelden en kan helpen en meedenken op het moment dat er vragen zijn over het ontwerpen en ontwikkelen.
Het voordeel van deze manier van integreren is dat het proces en het systeem waarin dit gebeurt heel herkenbaar zijn en blijven voor de medewerkers die ermee moeten werken en dat de producten precies op de plek in het proces of de software geïntegreerd kunnen worden waar ze nodig zijn en dit alles komt de gebruiksvriendelijkheid ten goede.
Twee systemen integreren: het Compliance Management Portal
Voor het uitvoeren van clientonderzoeken en risicobeoordelingen beschikt SCOPE over het Compliance Management Portal. Dit product biedt geavanceerde features en is geschikt voor gebruik door meerdere gebruikers.
Vaak zien we in de praktijk dat het boarding proces bij de klant plaatsvindt in een Backoffice of CRM-systeem zoals MS CRM/Salesforce of online als onderdeel van de website van de klant. Tijdens dit boarding proces wordt clientdata geïnventariseerd, welke ook benodigd is voor het uitvoeren van het clientonderzoek en risicobeoordeling.
De eerste stap waarbij integratie een rol speelt is het aanmaken van het cliëntdossier via de CDD API in het Compliance Management Portal vanuit het systeem waar het boarding proces plaatsvindt. Vervolgens wordt alle clientdata via deze interface in het Compliance Management Portal geïmporteerd.
Het clientonderzoek en alle onderliggende controles worden uitgevoerd binnen het Compliance Management Portal en het resultaat wordt in de vorm van het risicobeoordeling rapport, de conclusie en datum van vaststelling via de interface (terug) geleverd naar het Backoffice of CRM-systeem, waarna het boarding proces weer verder kan (of niet indien het clientonderzoek een negatieve conclusie oplevert).
Een belangrijk voordeel van deze manier van integreren is dat je de juiste specialisten kunt inzetten op het gebied waar ze goed in zijn, de CDD-analist onderzoekt de client vanuit compliance perspectief en heeft kennis van en maakt gebruik van het Compliance Management Portal en is ook opgeleid om risico’s op de juiste manier te duiden en interpreteren.
Meer weten over integratie
Als je dit artikel gelezen hebt en vragen hebt of eens bespreken wil wat de mogelijkheden zijn voor integratie binnen jouw bedrijf of omgeving, bel, mail of app gerust, we gaan graag het gesprek aan!
