In deze blog gaan we dieper in op waarom het zelf bouwen en onderhouden van een KYC-oplossing geen reële optie is en het verstandiger is om van een bestaande standaard softwarepakket oplossing zoals de SCOPE KYC Cloud Portal gebruik te maken. Deze discussie gaat eigenlijk om een tweetal punten:

  1. Een ouderwetse standaard softwarepakket – versus maatwerk software discussie.
  2. De omvang van het (KYC) probleem.

1.   Standaard softwarepakket versus maatwerk ontwikkeling

Dit punt is gemakkelijk. Er is veel informatie over te vinden over deze discussie en er lijkt een redelijke consensus te zijn. Omdat standaard softwarepakketten en maatwerk software allebei voor- en nadelen met zich meebrengen, is soms lastig om te beslissen welke soort software er gebruikt moet worden binnen de organisatie. Belangrijk zijn de volgende punten.

  1. Is een snelle implementatie belangrijk? Een snelle implementatie betekent een keuze voor een standaard softwarepakket.
  2. Wat is het budget? Weinig budget? Dan valt maatwerk software al af en het advies is om te kijken naar de mogelijkheden van standaard softwarepakketten.
  3. Past het standaard softwarepakket? Sommige bedrijven kunnen prima uit de voeten met standaard softwarepakketten. Andere bedrijven, die specialistische producten en/of diensten leveren, kunnen niet met standaard softwarepakketten werken om de simpele reden dat deze niet beschikbaar zijn.

De conclusie is dat er wel een hele goede reden moet zijn om maatwerk software te ontwikkelen. Als standaardsoftware toereikend is heeft dit bijna altijd de voorkeur. Er zijn weinig bedrijven die zelf tekstverwerkingssoftware ontwikkeld hebben. In de bijlage een klassieke opstelling van de voordelen van standaard softwarepakketten versus maatwerk ontwikkeling.

2.   De omvang van het (KYC) probleem

2.1         AFM Publicatie Klant in Beeld

In de Publicatie: “de klant in beeld (laatste update 3-1-2018)” heeft de AFM richtlijnen afgegeven voor het Know Your Customer proces. Dit document heeft een omvang van 55 bladzijden. Dat is best veel en geeft al aan dat het allemaal niet zo eenvoudig is.

In de inleiding geeft de AFM duidelijk aan dat er meer aandacht voor de klant nodig is. In Samenvatting op bladzijde 5 van het eerdergenoemde rapport is een en ander is als volgt verwoord.

Meer aandacht nodig voor de vaardigheden van adviseurs

Uit de onderzoeken blijkt dat de focus van de deskundigheid bij veel banken en beleggingsondernemingen primair ligt op het beleggen. Bij het ontwikkelen van vakbekwaamheid van adviseurs krijgen vaardigheden om de klant tijdens het inventarisatieproces goed te leren kennen en de klant goed te informeren minder aandacht. De AFM is van oordeel dat banken en beleggingsondernemingen meer aandacht dienen te besteden aan de ontwikkeling van deze vaardigheden. De wijze waarop de adviseur informatie inwint over de klant is van invloed op de volledigheid en de diepgang van het klantbeeld. 

Ondernemingen in Financiële Dienstverlening, die klanten serieus nemen zullen een gedegen inventarisatie uit willen voeren omdat kennis over de klant(en) en de doelstellingen van de klant (en) = de kwaliteit van het advies en dus uiteindelijk de klanttevredenheid. In de praktijk is er een groot verschil tussen de het risico wat een klant kan dragen en het risico wat een klant wil dragen.

2.2         Voorbeeld van een goede adviespraktijk

De AFM geeft in het eerdergenoemde document voorbeelden welke informatie moet worden gevraagd en verwerkt onder de noemer “een voorbeeld van een goede adviespraktijk”. Hier staan teksten die eenvoudig ingevoerd kunnen worden maar goed zijn geformuleerd maar een grote impact hebben op de manier waarop gegevens opgeslagen moeten worden als er gekozen wordt voor opslag in een database.

Even een tekstvoorbeeld van bladzijde 28: “Meneer en mevrouw Jansen willen € 600.000 beleggen. Meneer en mevrouw Jansen zijn op dit moment 50 jaar. Ze hebben de adviseur aangegeven dat meneer Jansen op 65 jarige leeftijd met pensioen wil gaan”.

In een document kan deze informatie snel worden ingetikt en in theorie voldoe je aan de AFM eisen. Een aantal vermogensbeheerders werkt op basis van tekstverwerkingsdocumenten en papieren inventarisatie formulieren. Dit heeft uiteraard veel nadelen. Dit zijn onder meer maar niet compleet:

  • Zeer foutgevoelig
  • Geen of weinig structuur
  • Consistentie in vraagstelling en de interpretatie van antwoorden is een probleem.
  • Risico dat de informatie incompleet is en er vragen worden vergeten te stellen
  • Het document kan kwijtraken.
  • Geen echte opvraagmogelijkheden
  • De historie is moeilijk te herleiden
  • Etc.

Als wij de beschreven informatie in een KYC  database willen opslaan ontstaan de uitdagingen. De tekst moet worden geanalyseerd gaat er ineens wat anders uitzien. Het tekstvoorbeeld heeft onder meer maar niet compleet de volgende gevolgen:

  1. Er moeten per huishouden/adres meerdere personen vastgelegd worden.
  2. Per persoon het geslacht (zo lang het nog mag), de (voor- en de) achternaam, geboortedatum. Er moet een verwachte pensioendatum kunnen worden ingegeven
  3. Er moet een tabel komen, die de onderlinge relatie beschrijft (soort relatie + datum ingang en eventueel einddatum) en
  4. Het vermogen moet vastgelegd kunnen worden als een veld met een waarde.
  5. Verder moet alle informatie worden voorzien van tijdigheid (datum/tijd). Het probleem wat vandaag waar is hoeft morgen niet meer waar te zijn.
  6. Ook moeten de zogenaamde Life Events (bijvoorbeeld een scheiding) verwerkt kunnen worden.

Een paar zinnen in tekst leveren meteen drie-vier database tabellen op met meerdere velden en controles. Het is dus allemaal niet zo eenvoudig. In het eerdergenoemde document staan 10-15 van dit soort voorbeelden van een goede adviespraktijk, die vaak enige tientallen regels beslaan. Dit zijn alleen nog maar de richtlijnen. Er zijn ook rechtszaken en er is jurisprudentie.

3.   Soorten informatie, die moeten worden ingewonnen

Op bladzijde 24 een opgave van de informatie die moet worden ingewonnen. Een en ander is als volgt verwoord: Het klantbeeld zal in ieder geval antwoord moeten geven op de volgende vragen:

  1. Welke kennis van en ervaring met welke financiële instrumenten heeft de klant?
  2. Wat is zijn opleiding en beroep?
  3. Waarvoor heeft de klant het vermogen nodig?
  4. Wanneer wil de klant zijn doelstelling(en) hebben bereikt?
  5. Welk bedrag heeft de klant nodig voor het behalen zijn doelstelling(en)?
  6. Is de klant van plan tussentijds stortingen of onttrekkingen te doen? En voor welk bedrag?
  7. Zijn er nog andere doelstellingen op korte en lange termijn die van belang kunnen zijn?
  8. Heeft de klant financiële ruimte om vermogen opzij te zetten om te laten groeien?
  9. Hoe afhankelijk is de klant in financieel opzicht (nu en in de toekomst) van het behalen van zijn doelstelling(en)?
  10. Hoeveel risico kan de klant lopen gezien zijn inkomens- en vermogenspositie nu en in de toekomst?
  11. Is de klant bereid zijn inleg te verliezen? Zo ja, hoeveel is de klant bereid maximaal te verliezen?
  12. Welke kans op het niet behalen van zijn doelstelling is de klant bereid te accepteren?

Zoals blijkt uit de voorgaande paragraaf is de impact van deze vragen op het datamodel van een KYC-toepassing erg groot.

4.   Wetgeving in beweging

Naast de AFM-publicaties is er ook jurisprudentie en de omgeving verandert snel met de MiFIDII en de AGV. In de toekomst blijft de wet- en regelgeving veranderen, de KYC-software moet compliant zijn en blijven met de geldende wet- en regelgeving.

Dit vereist voortdurende aandacht en juridische kennis en expertise en het volgen en interpreteren van wijzigingen in de wet- en regelgeving. SCOPE FinTech huurt regelmatig advocaten in voor het bewaken van de compliance van de SCOPE KYC Cloud Portal software met MiFID (II) en de AGV.

5.   Omvang van de toepassing

Wij hebben inmiddels 56 modellen ontwikkeld waarin informatie moet en kan worden opgeslagen. Elke model bevat meerdere velden en controles. Daarbij komt nog een gebruikersinterface, diverse integraties en een complete management cockpit. In alle gevallen is met honderden manuren werk.

Sinds de kick-off van het van het ontwikkeltraject van de SCOPE KYC Cloud Portal in november 2016 is door SMT ongeveer 36 manmaanden werk besteed aan alleen het programmeren, testen en (technisch) documenteren van de SCOPE KYC Cloud Portal tot dit moment van schrijven eind juni 2018.

Naast het programmeer en testwerk is er ook veel tijd (12 manmaanden) gestoken in het afstemmen met het expert panel en het continu functioneel ontwerpen en door ontwikkelen van oplossing.

6.   Conclusies

Het ontwerpen, maken en onderhouden van software is een complex proces. Schoenmaker blijf bij je leest. Als de kernactiviteit vermogensbeheer is zorg dan dat de focus blijft op het zo goed mogelijk bedienen van bestaande klanten en het binnenhalen van de juiste nieuwe klanten in plaats van afleiding in de vorm van IT-projecten.

Zoek op basis van je eigen business visie de juiste partner die qua oplossing en continuïteit aansluit en die je van een state of the art KYC-oplossing kan voorzien voor nu en voor het realiseren van de toekomstplannen. SCOPE wil graag die strategische partner zijn en wij overtuigen u graag in een persoonlijk gesprek. Neem contact met ons op voor meer informatie over SCOPE KYC.

7.   Standaard softwarepakket versus maatwerk

7.1         Voor- en nadelen standaard softwarepakketten

De voordelen van standaardsoftware zijn:

  1. Standaard softwarepakketten zijn tegenwoordig eenvoudig en snel aan te kopen. Standaard softwarepakketten zijn goedkoper is omdat het één keer ontwikkeld hoeft te worden en door meerdere bedrijven wordt gebruikt.
  2. Sneller te implementeren. Er is ondersteuning beschikbaar voor een standaard software: het is immers niet alleen voor u ontwikkeld. De implementatie is sneller dan en vraagt minder van uw medewerkers. Best practices omtrent het automatiseren van het specifieke bedrijfsproces zijn vaak beschikbaar. Dit zijn bewezen effectieve praktijken die door andere bedrijven al (jaren) worden gebruikt en waar u dus met relatief weinig moeite ook van kunt profiteren om uw bedrijfsproces te optimaliseren
  3. Betrouwbaarder omdat het standaard software pakket bij een groot aantal klanten is ingezet en getest.
  4. Continu: er is meestal onderhoud beschikbaar en er worden updates beschikbaar gesteld.

De nadelen van standaardsoftware zijn:

  1. De gebruikende organisatie moet zich aanpassen aan de standaard software.
  2. Overbodige en/of tekortschietende functionaliteit.

7.2         Voor- en nadelen maatwerk software ontwikkeling

Maatwerk software ontwikkelen is het tegenover gestelde van het voorgaande.

  1. Duurder.
  2. Het beslag op de eigen organisatie is groter omdat er uitgebreide specificaties aangeleverd moeten worden. Nadat de software ontwikkeld is moet er getest worden en uiteindelijk moet de software in productie worden gezet.
  3. De implementatie duurt langer.
  4. Er is geen of weinig ondersteuning beschikbaar buiten het eigen bedrijf.
  5. De continuïteit is een probleem omdat er niet voortdurend door ontwikkeld wordt en de originele ontwikkelaars andere projecten gaan uitvoeren.

 

De voordelen van maatwerk software zijn:

  1. Software past zich aan in plaats van de organisatie.
  2. Geen overbodige en/of minder tekortschietende functionaliteit.
  3. Verkopen als standaard softwarepakket.