Blog

Tips voor blijvende datakwaliteit in SCOPE CRM

CRM Fundamentals

Zorgen voor een kwalitatief en actueel databestand. Het is enorm belangrijk, maar jammer genoeg krijgt het vaak niet de urgentie en de prioriteit die het verdient. Terwijl datakwaliteit sterk bepalend is voor de effectiviteit van bijvoorbeeld je marketing- en salesinspanningen.

Daarbij geldt ook dat datakwaliteit niet iets eenmaligs is. Herhaaldelijk de database opschonen helpt tot betere datakwaliteit, maar is het niet beter om structureel grip te hebben en te behouden op uw data? Datakwaliteit is een continue proces waar je blijvend aandacht aan moet besteden. Dat kost tijd en inspanning, maar kan vaak veel efficiënter. In deze blog geef ik een aantal tips hoe je dit doet in SCOPE CRM.

Zet toekomstbestendige processen in

In de praktijk is men vaak prima in staat aan te geven welke gegevens van een klant moeten worden vastgelegd in de CRM-database om deze klant optimaal te bedienen en de eigen businessprocessen uit te voeren. Echter, de kunst zit in het toekomstbestendig of duurzaam maken van dit “proces”. Dit houdt in dat het onderhouden van klantgegevens, het up to date houden van segmentatie- en andere kenmerken op een dusdanige manier in de dagelijkse processen en kpi’s zijn verenigd, dat het automatisch gebeurt. Niet dat men pas op het moment van bijvoorbeeld het maken van een doelgroepselectie erachter komt dat contactpersonen missen, e-mail adressen ontbreken of andere zaken niet goed zijn bijgewerkt.

Hoe in de praktijk organiseren?

Om het up to date houden van gegevens in de CRM database in de praktijk goed te organiseren en je processen toekomstbestendig te maken, zijn de volgende punten van belang:

1. Bepaal het gegevensprofiel
Het maakt hierbij niet uit of je zaken doet met bedrijven, personen of wat dan ook, het belangrijkste punt is : stel vast welke data je van de voor jou belangrijke doelgroep moet vastleggen. Bij veel organisaties waar ik op bezoek kom, bestaan deze zaken al op papier in de vorm van een klant inventarisatielijst of een client intakeformulier. SCOPE biedt de mogelijkheid om dergelijke formulieren te automatiseren, zodat voor iedereen duidelijk is wel welke gegevens van belang zijn en dat deze ook consequent en consistent worden ingevoerd (lees punt 2).

2. Gebruiksvriendelijke invoer en/of onderhoud
Zorg dat het gegevensprofiel op een efficiënte wijze in SCOPE wordt ingevoerd en onderhouden. SCOPE beschikt over een zeer handig en flexibel hulpmiddel om de invoer en het onderhouden van dit soort profielen te ondersteunen. Dit is de Survey & Scripting module. Deze module combineert perfect de gebruiksvriendelijkheid door invoer op maat te ondersteunen en reeds aanwezige gegevens te tonen voor actualisatie. Aan het einde van de inventarisatie zorgt de module ervoor dat alle data netjes op de juiste plek in SCOPE wordt weggeschreven en de juiste database acties worden uitgevoerd.

3.Meetbare periodieke uitvoer
In welke frequentie de inventarisatie en update van het gegevensprofiel ook moet gebeuren, het moet uitgezet worden als een taak of activiteit op naam van de medewerker die het gaat uitvoeren en er moet een escalatiemechanisme op zitten om te bewaken dat het ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Er zijn verschillende manieren om dit in SCOPE te organiseren. Dit is afhankelijk van de omvang van de actie, maar de basiscomponenten zijn altijd activiteiten en rapportages om deze te bewaken. Een van de manieren is het benoemen van een specifieke activiteitsoort voor deze periodieke controle en het inrichten van een activiteitenrapportage in SCOPE Analytical CRM om de uitvoer ervan te bewaken.

Zorg voor bewustwording

Schoonmaken maken van je databestand is niet hetzelfde als schoonhouden. Als je wilt werken met kwalitatieve data moet de software niet worden gezien als een allesreiniger. Maatregelen om te komen tot kwalitatieve data liggen ook binnen de organisatie zelf: de mensen moeten bewust worden gemaakt van de noodzaak van datakwaliteit. De daarbij behorende processen, zoals retourenpost, moeten goed verlopen. De software is daarbij slechts een hulpmiddel.

Vorig artikelVolgend artikel