Blog

Hoe houdt je een KYC dossier onder controle?

Deze kwestie speelt bij veel vermogensbeheerders en is ook gedurende het ontwikkeltraject van de SCOPE KYC Cloud Portal vaak de revue gepasseerd bij SCOPE. Meestal is de initiële inventarisatie inhoudelijk keurig op orde (vaak nog met pen en aan de hand van een papieren KYC formulier), maar ontbreekt het aan een goede digitale verwerking van de geïnventariseerde gegevens en ontbreekt de georganiseerde bewaking van het KYC dossier.

Wat komt er allemaal kijken bij het onder controle houden van het KYC dossier en hoe organiseer je dat? In deze blog leg ik uit hoe we dit in de SCOPE KYC Cloud Portal hebben opgelost.

Gestructureerd cliënt inventarisatie proces

Vanuit de risk & compliance kant bezien is het enorm belangrijk dat iedere cliënt op correcte wijze het client inventarisatie proces doorloopt en dat de medewerkers die dit proces samen met de cliënt doorlopen zich bewust zijn van dit belang en op de hoogte zijn van de vereiste werkwijze en inhoudelijke diepgang. De SCOPE KYC Cloud Portal dwingt deze werkwijze en structuur af en zorgt ervoor dat er voor iedere cliënt een keurig KYC dossier beschikbaar is waarin alle geïnventariseerde informatie overzichtelijk gepresenteerd wordt. Deze werkwijze maakt het proces eenduidig en meetbaar.

Periodieke review & bewaking

Naast de initiële cliënt inventarisatie dient het KYC dossier ook bewaakt en periodiek met de cliënt besproken en indien nodig herzien te worden. Het bewaken van mutaties in het KYC dossier en het bewaken van het moment van periodieke review wordt verzorgd door de SCOPE KYC Cloud Portal. Dit kan eenvoudig omdat alle informatie digitaal beschikbaar is en binnen de SCOPE KYC Cloud Portal makkelijk signaleringen en alerts gegenereerd kunnen worden als een actie van de cliënt of adviseur vereist is. Dit is met name van belang als mutaties in het KYC dossier een directe impact hebben op het risicoprofiel van een cliënt en de “nieuwe situatie” met de cliënt besproken moet worden. Dit gesprek en de daaruit voortvloeiende mutaties worden keurig binnen de SCOPE KYC Cloud Portal gearchiveerd.

Het organiseren van de periodieke review van het KYC dossier met de cliënt gebeurt op basis van de datum van de laatste review en de ingestelde periode voor review (bv een jaar). Er wordt per client automatisch een alert verstuurd aan de adviseur om de periodieke review van het KYC dossier in te plannen. Zo is het eenvoudig grip en controle te houden op de KYC dossiers van uw cliënten en kunnen makkelijk overzichten gemaakt worden van openstaande acties.

Compliance & interne controles

Voor de afdeling compliance geldt dat de SCOPE KYC Cloud Portal afdwingt dat voor iedere cliënt een KYC dossier aanwezig is. Compliance medewerkers kunnen eenvoudig via hun login in de SCOPE KYC Cloud Portal de KYC dossiers van alle cliënten inzien en beoordelen. Je kunt dit zo organiseren dat een adviseur de KYC inventarisatie uitvoert met de cliënt en het eindresultaat beoordeeld wordt door een compliance medewerker. Indien het KYC dossier in orde is, kan de aanvraag verder in het proces. Indien het KYC dossier niet in orde is, kan de compliance medewerker het afwijzen en voorzien van opmerkingen terugsturen naar de cliënt en/of adviseur.

De rol van digitaal en self service

De SCOPE KYC Cloud Portal is opgezet als self service toepassing. Dit betekent dat een client via zijn eigen login de hele cliënt inventarisatie kan doorlopen en zijn eigen gegevens kan invullen en onderhouden. Dit biedt voodelen voor de cliënt en de adviseur.

Allereerst verloopt het volledige KYC proces digitaal. Dit biedt legio voordelen ten opzichte van een ingevuld papieren KYC fomulier in een ordner in de kast, waaronder:

  1. Efficienter en beter. Doordat het KYC formulier digitaal wordt ingevuld kan de informatie worden hergebruikt door de rest van het customer boarding proces wat behoorlijke kwaliteits (minder fouten) en efficiency voordelen oplevert.
  2. Proces en statusbewaking. Daarnaast kan digitale informatie worden bewaakt en kan data als trigger fungeren voor een actie. Een voorbeeld hiervan is een datum.
  3. Voldoen aan wet- & regelgeving (GDPR/AVG). Een client inzage geven in de vastgelegde gegevens en de mogelijkheid bieden gegevens aan te passen biedt de vermogensbeheerder het voordeel dat deze hiermee direct voldoet aan een aantal eisen zoals gesteld in de nieuwe privacy wetgeving die medio mei van dit jaar van kracht wordt.

Conclusie

Als je de KYC dossiers van cliënten kwalitatief goed en echt onder controle wilt houden dan is een adequaat hulpmiddel zoals de SCOPE KYC Cloud Portal onontbeerlijk. Wil je meer weten over deze oplossing of graag een keer met mij in gesprek over Know Your Customer, stuur me dan een mail of bericht via LinkedIn.

 

 

Vorig artikelVolgend artikel