Blog

Het belang van management rapportages

Een manager moet natuurlijk op de hoogte zijn van alles wat er in zijn bedrijf gebeurt en specifiek over het gebied waarvoor hij verantwoordelijk is. Een manager vormt zijn mening op basis van alle informatie die hij krijgt. Daarom heeft u als manager behoefte aan betrouwbare informatie, die u helpt te beoordelen wat er gaande is, zodat u tijdig kunt bijsturen en uw doelen kunt realiseren. Management rapportages gaan dus over doelen en willen weten in welke mate die doelen worden gerealiseerd.

Management rapportages moeten valide zijn

Indien realisatie van een doel achter loopt, wilt u kunnen inzoomen om de oorzaken te achterhalen. Dit maakt het voor u als manager mogelijk om gericht actie te ondernemen. Via management rapportages wilt u vaststellen wat het effect van uw acties is geweest, om zo te beoordelen of u voldoende heeft bijgestuurd om het doel alsnog te behalen. Een goede management rapportage voldoet daarom aan de volgende eisen:

Lees meer handige blogs over het optimaliseren van het gebruik van uw CRM systeem.

  • Hoge mate van validiteit

Management rapportages moeten valide zijn. De getoonde resultaten van de rapportage moeten overeenkomen met de verschijnselen in de werkelijkheid, het moet een representatieve afspiegeling zijn. Validiteit houdt ook in dat de rapportage een voorspellende waarde heeft .Een goede management rapportage heeft een hoge gradatie van beide.

 

  • Hoge mate van voorspelbaarheid

Een goede management rapportage is voorspellend. Een voorspelling, ofwel forecast, kan op diverse manieren worden gemaakt. Grofweg zijn er twee methoden die al dan niet in combinatie kunnen worden gebruikt.

1. Het maken van de forecast met behulp van statistiek door bijvoorbeeld de extrapolatie van historische gegevens of regressie analyse.

2. De forecast op basis van beoordelingen, bijvoorbeeld door een expertsysteem (een systeem dat specifieke kennis van menselijke experts representeert en gebruikt om een voorspelling te doen).

Het is noodzakelijk om tijdig te upgraden naar de nieuwere versies die beschikbaar zijn

 

  • Compleet en op maat gemaakt

Informatie waarop u moet sturen gaat over de doelstellingen en processen waarvoor u als manager verantwoordelijk bent. Voor elke manager en elk bedrijf gelden weer andere werkgebieden, verantwoordelijkheden, doelstellingen en processen. De informatie die het management systeem u toont moet derhalve de gegevens omvatten die specifiek uw persoonlijke doelstellingen en processen beïnvloeden. De behoefte van een manager veranderen voortdurend. Goede management rapportages zijn daarom op maat te maken.

Een goed management systeem stelt u in staat om mensen gericht bij te sturen en de processen gericht bij te stellen

  • Eenvoudig analyseerbaar

Door het analyseren van gegevens kunt u als manager onderzoek doen naar de sterke en zwakke punten van uw organisatie. Om een goede analyse te kunnen maken is het van belang dat het duidelijk is waar de informatie vandaan komt. Op deze manier kunt u eenvoudig informatie opvragen en afleidingen maken door informatie met elkaar te vergelijken. Een uitstekende management rapportage biedt daarom de mogelijkheid om gegevens van meerdere bronnen met elkaar te vergelijken.

  • Actuele informatie beschikbaar op de juiste momenten

Om goed te kunnen sturen moet u als manager beschikken over stuurinformatie die op het ogenblik van kracht is, of toepasselijk is voor het belang van de toestand van het ogenblik. Ideale management rapportages geven u actuele informatie op momenten waarop u daar behoefte aan heeft. De ideale frequentie is afhankelijk van uw specifieke situatie en ook van de situatie waarin uw bedrijf / afdeling verkeert.

Een goede invulling van processen en systemen rond CRM is een randvoorwaarde voor het goed functionaliseren van de organisatie

 

  • Op doelen en KPI’s gericht voor de gehele organisatie

Regelmatig maken ondernemingen de mooiste strategieën op papier, maar zijn niet in staat om de bedrijfsstrategie te vertalen naar de operatie. Ambitieus gestelde strategieën hebben dan bij voorbaat geen kans van slagen. Een strategie uitvoeren heeft alles te maken met mensen aansturen. Om van strategie naar realisatie te komen moet u met doelen en KPI’s werken die op alle niveaus van het bedrijf worden vastgesteld. Zo stelt u doelen en KPI’s op bedrijfsniveau, afdelingsniveau, manager niveau en medewerker niveau. Alleen door een bottom up benadering worden de strategische doelen en KPI’s van de top behaald. Goede management rapportages maken het mogelijk om op alle niveaus van de organisatie in te zoomen en bij te sturen.

  • Gewogen op basis van andere gegevens en het verleden

Een rapportage moet zijn gewogen op basis van andere gegevens en gegevens uit het verleden. Een forecast gemaakt door een accountmanager zelf wijkt meestal af van de forecast van het bedrijf. Dit heeft te maken met een aantal factoren die de persoonlijke forecast kunnen beïnvloeden. Zo heeft een accountmanager persoonlijke belangen en zal hij in bepaalde gevallen kiezen om een hogere of lagere forecast te maken dan werkelijk haalbaar. Ook kan het vermogen van het maken van inschattingen een rol spelen, meestal is dit vermogen laag met weinig werkervaring. Om een forecast compleet te maken, zou deze ook gewogen moeten worden op basis van gegevens uit het verleden.

Ook proces eigenaren hebben goede management rapportages nodig

Een bedrijfsproces is een keten van activiteiten gestuurd door vooraf bepaalde regels en ter plaatse gemaakte beslissingen. Om processen uit te voeren zijn bedrijfsactiviteiten nodig, zoals samenwerking, coördinatie, communicatie, maar ook materiële zaken.

Om een proces te sturen heeft de verantwoordelijke proceseigenaar de beschikking over procesindicatoren. Dit zijn meetpunten die aangeven in hoeverre het proces effectief en efficiënt wordt uitgevoerd. De mate van effectiviteit en efficiëntie wordt bepaald door de gestelde normen. Een goed management systeem stelt in staat dat voor elk proces een aantal van deze indicatoren en bijbehorende normen kunnen worden gebruikt om inzicht te geven in de tijd, kosten en output van het bedrijfsproces. Zo kan bijvoorbeeld worden gekeken of:

      • De mate van gebruik van protocollen aan de norm voldoet (professioneel)
      • De kosten binnen de normen worden gehouden (financieel)
      • De gewenste output zowel kwantitatief als kwalitatief worden gehaald (satisfactie)
      • De looptijd binnen de norm blijft (organisatorisch)

Procesindicatoren hebben verschillende toepassingen. Zij kunnen worden gebruikt voor toetsing, sturing of voor het afleggen van externe verantwoording. Een goed management systeem stelt u in staat om een beperkt aantal indicatoren per onderwerp te kiezen. De kracht kan worden gevonden in een combinatie van verschillende indicatoren, zodat een totaal beeld van het proces kan worden gevormd. Een goed management systeem stelt u in staat om mensen gericht bij te sturen en de processen gericht bij te stellen.

N.B.: overal waar in dit artikel “hij” is gebruikt, kan ook “zij” worden gebruikt.

Vorig artikelVolgend artikel