Blog

Audit trail

En we gaan van start… dan maar meteen de vraag ”waarom deze blog?”. Wat ik af en toe merk bij klantimplementaties is dat niet alle standaardmogelijkheden van SCOPE worden benut. SCOPE is net als de gereedschapskist die ik thuis (ja, ik klus graag) in mijn schuur heb staan: het bevat veel en veel verschillende tools; en per klus haal ik het stuk gereedschap eruit wat ik die keer nodig heb.

Het valt mij op dat een groot deel van de standaard beschikbare functionaliteiten bij een deel van onze gebruikers en functioneel beheerders niet of nauwelijks bekend is. In deze blogserie wordt per keer een functionaliteit uitgelicht en uitgelegd, met als doel een beter gebruik van SCOPE te stimuleren. We vangen dit keer aan met Audit trail.

Audit trail betekent letterlijk: het spoor van een audit of controle.

Het stelt een onderneming of bijvoorbeeld een toezichthouder in staat om transacties administratief te volgen en te controleren. Zo’n controlespoor kan vooraf gaan aan een financiële transactie, maar bijvoorbeeld ook aan het aangaan van een nieuwe klantrelatie. Vaak is een audit trail wettelijk verplicht; zo zijn bepaalde instellingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) verplicht een cliëntenonderzoek uit te voeren en vast te leggen.”

Bron: https://www.graydon.nl/blog/wat-is-een-audit-trail

Wat is Audit trail in SCOPE?

scope-eigenschappen-audit-1
In SCOPE wordt voor elk record al bijgehouden:

  • door wie deze is aangemaakt, op welke datum/tijd en via welk systeem.
  • door wie deze voor het laatst is gewijzigd, op welke datum/tijd, via welke systeem en hoeveel wijzigingen er in totaal hebben plaatsgevonden.

Via het rechtermuismenu op een item in SCOPE is via de optie Eigenschappen deze informatie op te vragen.

Audit trail is ontwikkeld om meer inzicht te krijgen in de veranderingen van records en velden binnen records in SCOPE.

Met Audit trail wordt duidelijk:

  • Welk veld binnen een record is aangepast.
  • Wat de waarde van het veld was voordat het werd aangepast.
  • Wat de waarde van het veld is geworden toen het werd aangepast.
  • Door wie het veld is aangepast.
  • Wanneer het veld is aangepast.

scope-eigenschappen-audit-2
Zodra in SCOPE een wijziging wordt gemaakt in een veld dat met Audit trail is gedefinieerd, is het tabblad Audit beschikbaar in de Eigenschappen van het record dat is aangemaakt. Op dit tabblad ziet u wie welke informatie wanneer heeft gewijzigd en wat de oude waarde was.

Hoe configureer ik dit in SCOPE?

Wist je dat uitgebreidere informatie over Audit trail ook in de Online Help te vinden is? Druk hiervoor op F1 als je in SCOPE bent ingelogd.

Om Audit trail op bijvoorbeeld de achternaam van een persoon te configureren, ga je als volgt te werk:

  • Open menu Administratoren klik op de optie Management Console.
  • Navigeer naar ConfiguratieAlgemeenAuditing.
    • Hier vind je een overzicht van alle tabellen en velden waar audit trail al is ingesteld.
  • Klik op de knop Nieuw.
  • In de lijst Tabelnaam zoek en selecteer je de tabel Persoon.
  • In de lijst Veldnaam zoek en selecteer je de tabel Persoon – Achternaam.

Nu wordt bij elke wijziging in het veld Achternaam van een Persoon deze wijziging opgeslagen en deze is op te vragen via de recordeigenschappen!

Geschreven door: Mark Heuzen, Business Analist.

Vorig artikelVolgend artikel